Traballar en equipo pode ser complicado: que se eu non dixen isto, que se non me entendeches, que se isto tiña que estar feito xa…
Se a organización e a comunicación non son boas, o día a día parécese moitísimo a un teléfono estropeado.
E se traballades en remoto, a cousa pode ser aínda peor… Ou mellor. Porque a tecnoloxía chega ao rescate e hai softwares que poden axudar a eliminar moitos deses problemas.
Non están todas as que son, pero si son todas as que están. Aquí tes 9 aplicacións para que o traballo en equipo vaia como a seda.
E aínda por riba, son gratis.
2 consellos básicos antes de montar o teu sistema de traballo en equipo
Aplicacións no mercado para facilitar a organización de equipos hai un montón. E se miras o panorama post-pandemia, máis.
Empresas, organizacións, escolas… a partires do 2020 todo o mundo tivo que poñerse as pilas rápido para traballar en remoto e isto pasa por atopar as ferramentas axeitadas.
Así que é un bo momento para atopar no mercado o que precisas.
Pero antes de empezar, dous consellos:
Empeza polo que é de balde, pero non desbotes pagar
A maioría destes softwares son freemium. É dicir, teñen unha versión gratuita pero hai determinadas funcionalidades que son de pago.
Sobre todo se empezas co teu emprendemento, hai que mirar os gastos con lupa así que tira polo gratuito sen dúbida.
Pero se a ferramenta se che queda curta e ves que podes sacar partido á versión de pago, bota as túas contas e inviste se ves que paga a pena.
Ao fin, podes aforrar moito tempo e iso tamén son cartos.
Menos é máis
Das 9 opcións que che damos agora, queda coas menos posibles.
Se cunha solucionas todo, non uses dúas. Aprender e atender diariamente unha aplicación tamén leva tempo, e hai que rentabilizalo ao máximo.
Así que determina primeiro que precisas: compartir proxectos, videochamadas, compartir documentos, controlar horas de traballo, avisos de datas de entrega… e despois escolle sabiamente.
Canto máis simple sexa o proceso de traballo, mellor.
Kit de supervivencia tecnolóxico para traballar en equipo: 9 aplicacións que che facilitarán a vida
Aquí van as nosas apostas, en versión gratuita:
1 Asana
Está deseñada para facilitar o seguemento dos traballos en equipo. Permite organizar proxectos por departamentos ou temas, e adxudicar cada tarefa a unha ou varias persoas.
Na súa versión de balde Asana admite equipos de ata 15 persoas.
2 Trello
Esta aplicación que imita os taboleiros Kanban ten tres grandes vantaxes: é moi visual, sinxela de usar e é tan coñecida que podes compartir taboleiros cos teus clientes.
En Trello as tarefas distribúense en tarxetas e listas, con horarios e persoas que deben realizalas.
3 Basecamp 3
Esta ferramenta colaborativa conta con dous puntos ao seu favor: simplifica os métodos de traballo e permite manter unha comunicación fluida entre os usuarios.
Podes crear equipos de traballo, asignar proxectos, compartir arquivos, engadir listas de tarefas con datas de entrega. Basecamp 3 tamén inclúe un calendario dende o que planificar reunións ou eventos.
4 Notion
É o “todo nun” das aplicacións de productividade e xestión de equipos. Dende el deseñas taboleiros Kanban que asignas a cada persoa, e que á súa vez transfórmanse en listas. Engades enlaces a documentos en Drive ou creas hipervínculos a unha URL.
Podes tamén unificar en Notion toda a documentación dun proxecto.
5 Google Calendar
Como as axendas de toda a vida pero compartidas. Google Calendar consegue que non esquezas ningunha cita ou reunión, e tambén saber en que anda cada persoa do equipo.
Facilítache a importación das túas tarefas de Asana, programar videochamadas ou compartir calendario con outras persoas. E sincronízase con todas as utilidades de Google.
6 Google Drive
Este servizo de aloxamiento de arquivos permite compartir calquera documento con compañeiros ou clientes, e editalo xuntos en tempo real.
E así evitas o rollo de traballar con diferentes copias, porque os cambios están centralizados.
Case todas as aplicacións de xestión de equipos sincronízanse con Google Drive, polo que é un bo lugar para aloxar os documentos compartidos.
Tanto Google Calendar como Drive están dentro do paquete de ferramentas de Google. A que tes unha conta de Gmail? Pois investiga, que aí hai cousiñas interesantes.
7 Slack
Mellora a comunicación do equipo e incrementa a productividade porque mantén nun mesmo lugar todas as mensaxes.
Se este é o punto que queres reforzar, a través de Slack creas canles temáticos para organizar as conversacións, compartes documentos e integras no teu fluxo de traballo Google Drive, Dropbox, Asana, Twitter e moitas máis.
8 Zoom
As videoconferencias xa son imprescincibles na vida post pandemia. Ou máis ben xa o eran antes, pero non nos decatáramos.
Zoom vén xenial para o teletraballo ou a conexión con clientes, se non queres ou podes desplazarte. Na súa versión de balde, admite a asistencia de ata 50 participantes, gravar e compartir pantalla (con límite de tempo).
9 Evernote
Evernote naceu como un caixón desastre onde poder apuntar e compartir notas, recordatorios ou ideas, porque é imposible lembrar todo sempre.
Vai xenial para ter un repositorio de arquivos común, e ademais permíteche organizar tarefas, sincronizar a túa axenda, compartir documentos, gardar webs interesantes…
Ideas para organizar o teu equipo de traballo e non morrer no intento
A tecnoloxía non o é todo. As ferramentas axudarante a traballar con outras persoas pero é importante pensar en como e por que.
Aquí virache de perlas ter claros os teus obxectivos SMART.
Xa os tes? Mira unhas cantas ideas que deberías implementar canto antes:
Documenta procesos
Vale, documentar ao detalle como se fai calquera tarefa é un pouco rollo e leva tempo… pero cando o teñas feito non poderás vivir sen un bo POE (Procedemento Operacional Estándar).
Porque non hai nada que incordie máis no traballo diario que as preguntas recurrentes de: lémbrame como se facía isto ou este tema en que punto está.
Se todo isto o tes nun documento colaborativo, aforrarás moitísimo tempo e interrupcións innecesarias. E se alguén se incorpora ao equipo de novas, tardará moi pouco en estar traballando a tope.
De nada
Organiza as reunións
Seguro que che soa a frase: esta reunión podería ter sido un email.
Isto é certo nun 80%? dos casos. Non sabemos a porcentaxe real pero veña: moito.
Porén, hai cousas que compensa falar cara a cara.
Para sacar partido ao tempo e que as reunións non se eternicen, crea a convocatoria cunha orde do día. Que temas se van tratar e que ten que ter cada un preparado.
E pon un tempo límite: a reunión acaba á hora establecida si ou si. E o que queira quedar de palique despois, iso xa é cousa súa.
Cafeliños virtuais
Que non todo vai ser traballo. Se non podedes facer a parada do café (ou do té, ou do que sexa) xuntos, facédea virtual.
Adicarlle un tempo da semana a “nada” tamén é produtivo. Aínda que sexa media hora, xuntádesvos e charlades do que sexa. Axuda a despexar a cabeza e a cohesionar o equipo. Xa sabes, un traballa mellor con xente que lle cae ben.
Só hai unhanorma: prohibido falar de traballo nese tempiño.
Traballa ben co teu equipo dende o minuto un. Axudámoste?
No Viveiro de empresas IES Cotarelo recomendamos emprender en compañía (sobre todo se é o teu primeiro proxecto). Se non o ves claro, mira os pros e contras de emprender so ou en equipo.
E como traballamos con grupos, e vimo de todo, sabemos que a boa comunicación é moitas veces a diferenza entre o éxito e o fracaso.
A túa idea de negocio pode ser xenial, pero se non o fas cun equipo cohesionado… Pódese liar parda.
Sobre todo cando empezas, hai moito que facer e é obrigatorio definir quen se ocupa. Cotillea as ferramentas que che contamos e mira cal che pode facer máis doado o traballo diario.
E se precisas de máis, sempre estamos aquí para axudarte.